Что такое управление проектами?
Популярное
Что такое управление проектами?
Время на прочтение статьи:14 минут
Дата публикации: 26.01.2023
Управление проектами — это применение процессов, методов, навыков, знаний и опыта для достижения конкретных целей проекта, определенных в начале проекта. Управление проектом имеет окончательные результаты с ограниченным графиком и бюджетом.
Почему мы используем управление проектами?
Мы используем управление проектами, потому что проекты часто сложны и вовлекают множество заинтересованных сторон, а наличие менеджера проекта, который возглавит инициативу и держит всех на одной волне, имеет решающее значение для общего успеха проекта. На самом деле, PMI обнаружила, что организации, использующие любую методологию управления проектами, лучше укладываются в бюджет и придерживаются графика, соблюдая при этом рамки, стандарты качества и ожидаемые выгоды.
Действительно, невозможно переоценить важность хорошего планирования проекта. Слишком часто организации переоценивают скорость достижения результатов, недооценивают затраты или и то, и другое. Другими словами, они настраивают себя на провал.
С хорошим менеджером проектов на вашей стороне у вас будет реалистичное представление о целях, бюджетах и сроках.
Управление проектами просто имеет смысл для бизнеса. В 2018 году, по данным PMI, 9,9% каждого вложенного доллара было потрачено впустую из-за низкой эффективности проекта. Это означает, что на каждый вложенный миллиард долларов приходится 99 миллионов долларов, потраченных впустую. Управление проектами снижает стоимость проекта за счет повышения эффективности, снижения рисков и оптимизации ресурсов. Даже с учетом заработной платы менеджера проектов организации могут получить гораздо больше, чем потерять.
Когда мы используем управление проектами?
Мы используем управление проектами каждый раз, когда собираемся планировать, контролировать и выполнять любой тип бизнес-плана, который имеет начало, конец и результат.
Внедрение управления проектами в организации помогает создать стратегическую цепочку создания стоимости, которая дает компаниям преимущество перед конкурентами, особенно в высококонкурентных секторах и на рынках. Для компаний способность выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета часто определяет, получат ли они следующую работу или новый продукт выйдет на рынок.
Согласно опросу, проведенному Economist Intelligence Unit, 90% руководителей высшего звена по всему миру оценили методы управления проектами как критически важные или несколько важные для их способности реализовывать успешные проекты и оставаться конкурентоспособными.
Опрос, проведенный консалтинговым гигантом McKinsey & Co., показал, что почти 60% руководителей высшего звена заявили, что построение сильной дисциплины управления проектами входит в тройку приоритетов их компаний при взгляде в будущее.
Управление проектами особенно важно, когда ресурсов, денег или времени не хватает. Более половины руководителей в отчете Economist Intelligence Unit заявили, что следующие методы управления проектами стали более важными с начала рецессии.
Что такое проект?
Проект — это все, что имеет начало, конец и результат. Таким образом, управление проектом — это метод планирования, мониторинга, контроля и, в конечном счете, отчетности по проекту.
Как управлять проектом
Успешное управление проектом требует тщательного планирования, внимательного наблюдения за ходом выполнения работы, использования инструментов управления проектами и разумного управления временем.
Во-первых, важно разработать план проекта. Определите цели и задачи. Четко определите задачи, необходимые для завершения проекта, и четко обозначьте обязанности и сроки каждого члена команды. На этом этапе постарайтесь предвидеть потенциальные препятствия на пути к своевременному завершению проекта и подумайте, как вы их преодолеете. Создайте реалистичную временную шкалу, разбивая задачи на этапы и определяя крайние сроки для каждого. И всегда ищите отзывы о своем плане — получение одобрения до начала проекта является ключевым моментом.
После того, как проект запущен, ваша задача состоит в том, чтобы постоянно общаться с членами команды, следить за их работой и прогрессом, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, чтобы уложиться в срок для каждого этапа. Скорее всего, на этом этапе вам придется быстро вставать на ноги и разворачиваться каждый раз, когда возникает проблема. Используйте программное обеспечение, такое как Basecamp, Trello и Asana, для назначения задач, написания списков дел, обмена файлами, планирования важных дат и обсуждения с вашей командой.
Это важно, потому что для того, чтобы уложиться в сроки и управлять своим временем, вам нужно научиться делегировать. Если вы тратите слишком много времени на выполнение простых задач, которые могут выполнять другие члены вашей команды, вы заблудитесь в сорняках и упустите из виду то, что действительно важно: общую картину. Хорошие менеджеры проектов знают, как получить максимальную отдачу от своих команд, и они верят, что их коллеги справятся с работой.
Каковы пять этапов управления проектами?
- Инициация
Инициация — это отправная точка вашего проекта. Это когда вы разрабатываете идею и составляете Устав проекта, документ, в котором четко и кратко излагается, что проект собирается дать и как вы собираетесь этого достичь.
В конце этой фазы вы, как правило, проводите совещание по запуску проекта, на котором ваша команда, заинтересованные стороны и все остальные, кто должен быть вовлечен, собираются вместе, чтобы определить цели, процессы, график и цепочку коммуникаций.
- Планирование
Следующий этап имеет решающее значение, поскольку вы начинаете составлять дорожную карту того, как вы собираетесь заставить этот проект работать. Лучший способ сделать это — разбить проект на более мелкие части. Создайте список задач и поработайте с каждой частью и сделайте реалистичную оценку того, сколько времени потребуется на выполнение каждой.
Составьте план управления рисками, чтобы вы знали, как отслеживать любые проблемы и быстро реагировать на них, а также план коммуникаций, чтобы вы знали, каких людей нужно информировать и сколько информации им нужно.
В результате этого процесса вы получаете план проекта, часто визуализируемый на диаграмме Ганта, которая показывает порядок задач и способы их взаимосвязи. Этот план будет с вами, пока вы будете вести проект до его завершения.
- Исполнение
Теперь начинается настоящая работа — план ничего не стоит, если вы не выполняете его должным образом.
На этапе выполнения руководители проектов и члены команды должны управлять своими задачами — списки задач и доски канбан — два популярных способа добиться этого. Управление временем и затратами также будет ключевыми областями, на которых следует сосредоточиться на этапе выполнения. А управление качеством заключается в том, чтобы убедиться, что даже если вы уложитесь в сроки и уложитесь в бюджет, вы не пожертвуете качеством своих результатов.
Другими областями, о которых следует помнить на этом этапе, являются управление изменениями — по сути, гарантируя, что вы контролируете любые изменения в объеме по мере выполнения вашего проекта — в то время как управление закупками означает, что вы регулируете отношения с любыми внешними поставщиками или поставщиками, ресурсы которых вам нужны для проэкт.
- Производительность/мониторинг
Мониторинг идет рука об руку с этапом выполнения. Вы должны постоянно следить за тем, как развивается ваш проект со всех сторон, и, насколько это возможно, сохранять контроль над своим графиком и бюджетом. Проще говоря: вы сравниваете фактическую производительность вашего проекта с запланированной производительностью. Элементы управления проектами включают в себя стратегию проекта, методологию, качество и ресурсы, среди многих других.
И отчетность влияет на ваш проект двумя способами: руководители проектов могут отслеживать ход выполнения, а заинтересованные стороны получают данные, которые держат их в курсе. Есть отчеты обо всем, от хода выполнения задачи до отклонения и стоимости, состояния портфеля, рабочей нагрузки и распределения, расходов и расписаний. Все отчеты можно настроить так, чтобы получать только те данные, которые вам нужны.
- Закрытие проекта
Как только вы будете готовы передать все результаты соответствующей стороне, вы перейдете к завершающей стадии. После того, как вы получите одобрение ваших заинтересованных сторон и эта документация будет рассмотрена, у вас должен быть запущен процесс высвобождения ваших ресурсов — например, любых контрактных работников или ресурсов, которые вы арендовали.
Следующим шагом является создание вашего постмортема. Именно тогда вы оглядываетесь на готовый проект и начинаете анализировать его хорошие и плохие элементы.
И не забудьте отпраздновать вместе со своей командой!
Каковы основные компоненты управления проектами?
Интеграция
Управление интеграцией — это совокупность процессов, необходимых для обеспечения надлежащей координации различных элементов проекта. Управление интеграцией включает поиск компромиссов между конкурирующими целями и альтернативами для удовлетворения или превышения потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.
Сфера
Каждая аренда оборудования, заработная плата или заработная плата сотрудников, покупка инструмента или любые другие расходы должны быть определены – является ли это частью проекта или нет? Определение границ проекта является одной из самых важных обязанностей менеджера проекта, поскольку проблемы с определением содержания являются основной причиной проблем проекта, поэтому определение содержания имеет решающее значение.
Заявления о содержании должны быть SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени.
Время
Проекты не длятся вечно, поэтому ваш график — еще одна важная часть. В определении сроков обычно участвуют внешние заинтересованные стороны, поэтому важно сообщать об этапах и сроках вашего проекта.
Microsoft Project является популярным инструментом для разработки графического расписания, а также существует множество отраслевых программных продуктов для управления проектами, таких как Primavera P6, используемых в строительстве.
Расходы
Учитывая, что эти проекты временные, четко определенный бюджет имеет решающее значение. Кроме того, работа руководителя проекта заключается в активном управлении этим бюджетом — хороший руководитель проекта никогда не позволяет расходам выйти из-под контроля.
Качество
Каковы стандарты качества для вашего проекта? У вас должен получиться подробный список. В каждой отрасли есть стандартные критерии успеха в области качества, которые можно легко указать. Эти организации являются прекрасными источниками для обеспечения качества проекта.
Кроме того, существует несколько аспектов управления качеством. Вы должны определить стандарты качества, разработать стратегию для соответствия этим стандартам или их превышения (обеспечение качества) и, в конечном счете, измерить качество (контроль качества).
Приобретение
Если вам нужны внешние продукты или услуги, вам понадобится план закупок как часть вашего плана проекта. Это покажет, как вы будете получать любые внешние ресурсы, которые вам нужны, и как будет контролироваться качество этих ресурсов.
Как правило, вы разрабатываете документ с изложением работы, которую должен выполнить подрядчик (этот документ можно назвать Техническим заданием, Техническим заданием, Запросом на предложение или многими другими вариантами в зависимости от отрасли и выполняемой работы).
Вы можете не получить такого же уровня качества и внимания к деталям при работе с внешними поставщиками, поэтому оставаться на вершине — основная часть работы менеджера проекта.
Человеческие ресурсы
Мало что может быть важнее вашей команды. Независимо от того, собираете ли вы команду из более крупной организации или собираетесь нанять новых сотрудников, создание отличной команды часто является одной из самых трудоемких частей работы менеджера проекта. Мало того, их нужно обучать и управлять их производительностью — еще одна задача, которая ложится на плечи менеджера по проектам.
Часть вашего плана, связанная с человеческими ресурсами, должна охватывать потребности в ресурсах (какие люди вам нужны и каковы их должностные инструкции), приобретение команды проекта (как вы будете нанимать эту команду), обучение и развитие (как вы их подготовите), и управление (как вы обеспечите их эффективную и результативную работу).
Управление рисками
Хорошего менеджера проекта никогда не удивляет, что что-то идет не так — он готов к этому и точно знает, как реагировать.
Реестр рисков — это список самых больших и потенциально наиболее важных рисков для успешного завершения проекта. Очевидно, что вы не можете определить каждый риск до последнего, но вы можете измерить, насколько важен риск, учитывая как его вероятность, так и влияние.
Тогда речь идет не только о том, чтобы отметить риски, но и о том, как вы можете реагировать на них. В плане реагирования подробно описывается, как вы будете реагировать на потенциальный риск и кто будет участвовать в этом реагировании.
Управление заинтересованными сторонами
Эффективное и стратегическое общение с заинтересованными сторонами — это то, чем обязательно должны овладеть менеджеры проектов. Вы должны знать, когда обращаться к заинтересованным сторонам по потенциальной проблеме, а когда нет. Вы также должны быть полностью осведомлены об их ожиданиях, и ваша работа состоит в том, чтобы убедиться, что эти ожидания совпадают с результатами, которые вы собираетесь им дать.
Не имеет значения, насколько успешным, по вашему мнению, является проект, если заинтересованные стороны им недовольны.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это полная последовательность из четырех этапов, через которые проходит проект, начиная с инициации и заканчивая закрытием. Детали этого цикла основаны на потребностях организации, участвующей в проекте, и типе проекта. Хотя у всех проектов есть определенное начало и конец, точные результаты, цели и действия могут сильно различаться. Но жизненный цикл обеспечивает базовую основу действий, которые должны быть выполнены в проекте, независимо от конкретной работы.
Четыре фазы стандартного жизненного цикла: фаза инициации (начало проекта); этап планирования; этап исполнения; и завершающая фаза (закрытие).
Жизненный цикл проекта обеспечивает основу для управления любым типом проекта. Лидеры управления проектами провели исследование, чтобы определить наилучший процесс управления проектами; стандартный жизненный цикл проекта — это то, что они обнаружили.
Жизненные циклы проекта могут варьироваться от прогностических (управляемых планом) подходов до адаптивных (управляемых изменениями) подходов. В прогнозируемом жизненном цикле детали четко излагаются в начале проекта, и любые изменения объема тщательно рассматриваются. В то же время в адаптивном жизненном цикле результаты разрабатываются в течение нескольких итераций, особенности определяются в начале проекта, а любые изменения содержания тщательно рассматриваются. В адаптивном жизненном цикле продукт разрабатывается в течение нескольких итераций, и подробный объем определяется только в начале итерации.
Почему мы используем управление проектами?
Мы используем управление проектами, чтобы обеспечить выполнение проектов с соблюдением соответствующего бюджета, графика и уровня качества.
По данным Института управления проектами (PMI), организации, которые не оценивают должным образом управление проектами, сообщают, что в среднем на 50 % больше их проектов проваливаются. Поскольку проекты, как правило, сложны и вовлекают большое количество заинтересованных сторон, крайне важно иметь менеджера проекта, который будет руководить инициативой, следить за ходом выполнения и удерживать команду людей, сосредоточенных на правильных целях и задачах.
Хороший руководитель проекта понимает общую картину и устанавливает реалистичные и достижимые цели, бюджеты и сроки. Без тщательного управления проект может быстро выйти из строя, даже не начавшись.
Проекты терпят неудачу из-за отсутствия четких целей. Менеджеры проектов помогают организациям оттачивать свои приоритеты и удерживать внимание на этих целях в течение всего срока реализации проекта.
Кроме того, без менеджера проекта, который наблюдает за планами проекта и разбивкой задач, многие команды упускают из виду потенциальные факторы риска по мере их возникновения. Это еще одна причина, по которой эти проекты терпят неудачу.
Кроме того, менеджер проекта не только внимательно следит за расходами, но и экономит деньги организаций за счет повышения эффективности и оптимизации ресурсов.
Каковы различные типы управления проектами?
Существует три типа управления проектами: управление проектами Waterfall, управление проектами Agile и управление проектами Lean.
- Метод управления проектами Waterfall
Этот традиционный подход делит вашу рабочую нагрузку на ряд связанных задач, которые вы должны выполнять в строгой последовательности. Точно так же одна фаза не начнется, пока вы не завершите предыдущую. Это подход, основанный на обширном планировании, когда у вас с самого начала есть очень четкое представление о сроках и бюджетах. Это требует затрат большего количества времени на ранних стадиях проекта, а преимущество такой ясности состоит в том, что она помогает избежать рисков и недопонимания. Обратная сторона? Он еще не адаптирован для удовлетворения потребностей современной разработки программного обеспечения. Это более полезно для компаний, производящих физические продукты.
- Гибкое управление проектами (Leanprojectmanagement)
Agile — это набор принципов и принципов, которые лучше всего подходят для проектов, которые в ходе своего развития сталкиваются с различными изменениями. Это образ мышления, основанный на коротких циклах поставки (называемых спринтами) и на рабочей культуре, которая способна быстро вставать на ноги (отсюда и название Agile). Если по какой-либо причине организация или команда не в состоянии быстро изменить направление проекта, процесс Agile, вероятно, не будет оптимальным процессом.
- Бережливое управление проектами
Бережливое производство поддерживает создание высококачественных продуктов с меньшим количеством людей и ресурсов за меньшее время. Чтобы устранить потери, бережливое производство фокусируется на потребительской ценности, устранении узких мест и постоянном совершенствовании процессов. Если у вас есть небольшая команда, которая надеется добиться выдающихся результатов за короткий период времени без огромного бюджета, этот метод может помочь. Бережливое производство также помогает компаниям быстро адаптироваться к постоянным изменениям в желаниях и поведении потребителей.
Что такое гибкое управление проектами?
Agile — это философия и практика управления проектами, которые описывают процесс, в котором проект сталкивается с рядом изменений в течение своего жизненного цикла, и команда, работающая над этим проектом, реагирует гибко и адаптивно.
Используя короткие циклы поставки (называемые спринтами), процесс Agile идеально подходит для рабочей культуры, которая, да, является гибкой. По мере того, как риски и возможности материализуются в ходе проекта, Agile готовит команды к тому, чтобы они были готовы быстро изменить направление, если это необходимо.
Agile фокусируется на командном общении, поскольку регулярная обратная связь может изменить ход проекта. Заинтересованные стороны анализируют каждый этап и рекомендуют соответствующие изменения. Эта система позволяет всей команде разделить ответственность за проект, выполняя определенные индивидуальные или совместные задачи. При всей этой гибкости нет четко прочерченного предопределенного пути, и это означает, что менеджер проекта отказывается от части контроля. Хотя цели названы с самого начала, результаты и результаты могут меняться.