Какие инструменты используют руководители проектов?
Популярное
Какие инструменты используют руководители проектов?
Время на прочтение статьи:5 минут
Дата публикации: 02.02.2023
Менеджеры проектов используют различные инструменты и программное обеспечение для управления такими вещами, как общение в команде, планирование, составление бюджета, совместное использование ресурсов и совместная работа над творческими проектами.
Что такое программное обеспечение для управления проектами?
Программное обеспечение для управления проектами — это программное обеспечение, используемое для планирования, планирования проектов, составления бюджета, распределения ресурсов и управления изменениями. Это позволяет руководителям проектов, заинтересованным сторонам и членам команды осуществлять управление качеством, контролировать расходы и управлять бюджетированием, а также создавать документацию. Программное обеспечение для управления проектами также часто используется для облегчения общения и сотрудничества между заинтересованными сторонами проекта. Хотя программное обеспечение для управления проектами имеет множество применений, его основная цель — помочь в мониторинге и планировании ресурсов, компонентов проекта и заинтересованных сторон.
Вот основные области применения программного обеспечения для управления проектами:
Планирование проекта
Чтобы определить расписание проекта, программное обеспечение помогает руководителям проектов визуально описывать ход выполнения задачи.
Управление задачами
Позволяет создавать и назначать задачи, сроки и отчеты о состоянии.
Коммуникация
Программное обеспечение для управления проектами позволяет очень легко обмениваться отзывами о задачах, отправлять обновления и запрашивать дополнительную информацию о сроках.
Обмен документами и совместная работа
Центральный репозиторий документов, доступный для участников проекта, повышает производительность и эффективность.
Общий доступ к календарю и контактам
Графики проекта включают запланированные встречи, даты мероприятий и контакты, которые должны автоматически обновляться во всех календарях.
Отслеживание времени
Программное обеспечение должно иметь возможность отслеживать время для всех задач, чтобы в конечном итоге вести записи для сторонних консультантов.
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это горизонтальная гистограмма, которая предлагает визуальное представление хода выполнения плана проекта. Современные диаграммы Ганта обычно показывают статус каждой задачи в проекте, а также ответственных за каждую задачу. Это очень удобный способ быть в курсе вашего проекта.
Диаграмма Ганта состоит из множества различных элементов. Вот некоторые из ключевых компонентов диаграммы Ганта:
- Временная шкала : проходит горизонтально вверху и отображает дни, недели, месяцы и годы.
- Список задач : располагается вертикально вниз слева для описания работы над проектом. Она может быть организована в группы и подгруппы.
- Линия даты: вертикальная линия, которая выделяет текущую дату.
- Полосы : горизонтальные маркеры с правой стороны, которые представляют задачи и показывают ход выполнения, продолжительность, а также даты начала и окончания.
- Зависимости : светло-серые линии, соединяющие задачи, которые должны выполняться в определенном порядке.
- Вехи : желтые ромбы, обозначающие основные события, даты, решения и результаты.
- Ход выполнения : показывает, как далеко продвинулась работа, и может обозначаться процентом завершения и/или штриховкой.
- Назначенный ресурс : указывает лицо или группу, ответственных за выполнение задачи.
Как вы используете диаграмму Ганта?
Чтобы использовать диаграмму Ганта, выполните следующие действия:
Разберитесь с задачами и подзадачами
Самым трудоемким этапом в этом процессе является первый. В начале вам нужно будет собрать всю необходимую информацию, поэтому будьте активны и реалистичны и обдумывайте каждый шаг, который вам нужно будет выполнить, чтобы завершить этот проект. Попробуйте разбить работу на более мелкие, более управляемые части и сосредоточьтесь на вехах и задачах, необходимых для их достижения.
Определите, как связаны ваши задачи
Затем разберитесь, как связаны задачи и есть ли взаимозависимости. В терминологии диаграммы Ганта существуют разные типы задач: над параллельными задачами можно работать одновременно с другими задачами; последовательные задачи линейны; Finish-to-start означает, что задача не может быть запущена до тех пор, пока не будет выполнена предыдущая; задачи типа start-to-start не могут запускаться до тех пор, пока не начнется другая задача; и непрерывные задачи, которые не могут быть выполнены до тех пор, пока не будет выполнена другая задача.
Создайте временную шкалу
Временная шкала — это вторая половина диаграммы Ганта. Будьте реалистами — даже консервативными — и ожидайте некоторых неудач и задержек. Нереалистичные сроки могут расстроить заинтересованные стороны и создать чрезмерную нагрузку на членов вашей команды. Если вы сможете создать тщательно продуманный график, которому ваша команда в конечном итоге сможет успешно следовать, ваша команда и заинтересованные стороны будут чувствовать, что у них все время было четкое видение вашего процесса.
Последовательность задач
Когда вы упорядочиваете свои задачи, вы также должны записывать время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также отношения между задачами.
Создайте диаграмму Ганта, используя предпочитаемое программное обеспечение.
Теперь пришло время построить диаграмму Ганта с помощью выбранного вами инструмента. Существует множество различных платформ для создания диаграмм Ганта, каждая из которых имеет свои особенности, преимущества и недостатки. TeamGantt, ProofHub и Wrike — лишь несколько популярных примеров из многих. Поэкспериментируйте с несколькими, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас.
Следите за своими делами
После запуска проекта вы можете использовать диаграмму Ганта, чтобы оценить работу вашей команды. Обновляйте диаграмму по мере развития проекта.
Что такое анализ критического пути?
Анализ критического пути (CPA) — это метод управления проектами, при котором руководитель проекта должен наметить каждую ключевую задачу, необходимую для завершения проекта. Это включает в себя определение количества времени, необходимого для завершения каждой задачи, и зависимости каждой задачи от любых других.
Также известный как метод критического пути, CPA используется для установления реалистичных сроков и отслеживания хода выполнения проекта.
CPA работает, обнаруживая и определяя все критические и некритические задачи, включенные в план, и определяет максимальное и минимальное количество времени, которое потребуется для выполнения каждой из них. Также отмечаются любые зависимости между задачами, и это сообщает им количество резервного или резервного времени, которое может быть связано с каждой из них, чтобы достичь разумной общей даты крайнего срока.
План проекта должен отслеживаться на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что каждая задача выполняется по графику и не нужно вносить коррективы. Диаграммы Ганта часто используются для отображения временной шкалы CPA.